회의를 없앴더니 팀이 더 불안해진 이유

• 하버드 비즈니스 스쿨 연구에 따르면, 관리자의 65%가 회의가 자신의 업무 완수를 방해한다고 답했습니다. 그런데 이 연구에서 회의를 줄인 뒤 오히려 팀이 멈춰버린 사례도 함께 기록됐습니다.
• 회의가 많은 조직에는 두 종류가 있습니다. 정보를 나누기 위해 모이는 팀과, 결정을 받기 위해 모이는 팀입니다. 두 번째 유형에서 회의를 없애면 결정 경로가 막혀 팀이 멈춥니다.
• 회의를 없애기 전에 바꿔야 할 것은 일정이 아니라 누가 어떤 결정을 내릴 수 있는지의 구조입니다.

회의를 줄인 실험의 두 가지 결과

하버드 비즈니스 스쿨 레슬리 펄로(Leslie Perlow)와 동료들이 2017년 하버드 비즈니스 리뷰에 발표한 연구는 관리자 182명을 조사했다. 응답자의 65%가 '회의가 자신의 업무 완수를 방해한다'고 답했고 71%는 회의가 비생산적이라고 했다. 이 데이터가 알려지면서 많은 기업이 회의 감축 캠페인을 시작했다. 결과는 두 종류였다. 일부 팀은 생산성이 높아졌고, 일부 팀은 오히려 혼선이 커졌다.

혼선이 커진 팀에서 공통적으로 발견된 것은 결정권 문제였다. 회의가 많았던 이유가 정보 공유가 아니라 상위 관리자의 승인을 받기 위해서였기 때문이다. 회의를 없애자 승인 경로가 막혔다. 팀원들은 일을 멈추거나 개별적으로 상사를 찾아가 허락을 구하기 시작했다.

회의가 많은 조직에는 두 종류가 있다. 정보를 공유하기 위해 모이는 팀과, 결정을 얻기 위해 모이는 팀이다. 두 번째 유형에서 회의를 없애는 것은 증상을 치료하는 것이 아니라 통증 신호를 차단하는 것이다. 원인인 결정권 집중은 그대로 남는다.

결정권이 없을 때 팀이 회의에 의존하는 이유

베인 앤드 컴퍼니의 마이클 맨킨스(Michael Mankins)와 에릭 가튼(Eric Garton)은 2017년 연구에서 포춘 500대 기업 임원들이 주당 평균 17시간을 회의에 쓴다는 결과를 발표했다. 그중 절반 이상이 결정을 내리기 위한 회의가 아니라 결정을 보고하거나 승인받기 위한 회의였다. 결정 권한이 위임되지 않은 조직에서 회의는 공식 허락을 받는 의식이 된다.

이 구조에서 팀원은 독립적으로 판단하는 능력을 잃는다. 매번 상위 관리자의 동의 없이는 진행하지 않는 습관이 생기기 때문이다. 회의가 없어지면 허락 채널이 사라지는 것이므로, 팀원은 일을 멈추거나 비공식 경로로 개별 허락을 구하기 시작한다. 회의 건수는 줄었지만 상사의 시간을 개별적으로 잡는 건수가 늘어나는 역설이 생긴다.

Ahn Partners 판단: 고객사 진단 과정에서 '회의가 너무 많다'는 불만이 나오는 조직을 조사하면, 실제로는 의사결정 구조 문제인 경우가 일반적입니다. 회의 자체를 줄이는 조치는 이 문제를 악화시키는 경우가 많습니다. 회의 건수가 아니라 회의에서 무슨 종류의 결정이 이루어지는지를 먼저 파악해야 합니다.

회의를 줄이기 전에 먼저 바꿔야 할 것

회의 감축이 효과를 낸 조직의 공통점은 회의를 없애기 전에 결정 권한 구조를 정의했다는 것이다. 어떤 결정은 팀원 개인이 내릴 수 있고, 어떤 결정은 팀장이 내려야 하고, 어떤 결정이 경영진 승인을 필요로 하는지를 명문화했다. 이 구조가 없으면 회의를 없애도 비공식 결재 요청이 늘어날 뿐이다.

실용적인 첫 단계는 지난 한 달 회의 목록을 분류하는 것이다. 각 회의에서 실제로 결정이 내려졌는지, 그 결정이 회의 없이도 담당자가 혼자 내릴 수 있었는지를 확인한다. 혼자 내릴 수 있었는데 회의가 필요했다면, 그 회의는 결정권 부재의 증거다. 줄여야 할 것은 그 회의가 아니라 그 회의를 만들어낸 구조다.

한 문장으로 정리하면, 회의가 많다는 것은 비효율이 아니라 결정권이 집중됐다는 신호다. 회의를 없애기 전에 결정을 누가 내릴 수 있는지를 먼저 바꾸지 않으면, 팀은 회의 없이 멈추는 방법을 새로 배울 뿐이다.

점검 목록

• 지난 한 달 회의 중에서 참석자 중 한 명이 혼자 결정할 수 있었는데 회의를 연 경우가 있는가
• 팀원이 상위 관리자 없이 스스로 결정할 수 있는 사안이 명문화돼 있는가
• 회의를 없앴을 때 일이 계속 진행되는 팀과 멈추는 팀의 차이가 무엇인지 파악하고 있는가

출처

• Perlow, L.A., Hadley, C.N., & Craft, E. (2017, July-August). Stop the Meeting Madness. Harvard Business Review.
• Mankins, M. & Garton, E. (2017). Time, Talent, Energy: Overcome Organizational Drag and Unleash Your Team's Productive Power. Harvard Business Review Press.

회의에서 팀원들이 솔직한 의견을 내지 않는 이유가 무엇인가요 내가 먼저 말한 회의에서 팀원들의 의견이 사라졌습니다에서 이어집니다.

팀이 눈치가 아닌 기준으로 움직이게 하는 방법은 말하지 않은 기대치를 팀이 알아서 파악하기를 기다리면 팀은 성과보다 신호 해석을 먼저 배웁니다에서 이어집니다.