정부지원사업 수주 후에 진짜 일이 시작됩니다

중소벤처기업부가 2022년 발표한 중소기업 정책자금 실태 조사에서 수혜 기업의 절반 이상이 행정 부담을 가장 큰 애로사항으로 꼽았습니다. 사업비를 집행하는 것보다 증빙을 준비하는 데 더 많은 시간을 쓴다는 응답도 포함됐습니다.
정부지원사업의 그림자 업무는 중간 보고서, 정산 증빙, 사업비 변경 승인 신청, 현장 감사 대응, 성과 지표 관리로 구성됩니다. 이 업무는 사업비 항목에 없지만 팀 인력을 소비합니다.
그림자 업무의 역설은 과제 규모가 클수록 심해진다는 점입니다. 10억 과제보다 30억 과제에서 행정 부담이 비례 이상으로 늘어납니다. 더 큰 자금을 받을수록 더 많은 실행 자원이 행정에 잠깁니다.

수주 축하 이후에 팀이 바빠지는 이유

정부지원사업에 선정되면 두 가지 일이 동시에 시작됩니다. 하나는 사업계획서에 적힌 연구 또는 개발입니다. 다른 하나는 사업계획서에 적히지 않은 행정입니다. 중간점검 보고서 작성, 정산 증빙 분류, 사업비 항목 변경 협의, 현장 감사 일정 조율, 성과 지표 추적이 그것입니다. 선정 통지를 받은 날부터 이 두 가지가 병행됩니다.

문제는 팀이 두 번째 일을 과제 계획 단계에서 예상하지 못한다는 점입니다. 사업계획서에는 연구 인건비, 재료비, 외주 개발비가 항목별로 적혀 있습니다. 정산 증빙 준비에 드는 인시(man-hour)는 어느 항목에도 없습니다. 수주 후 팀이 갑자기 바빠지는 것은 예산 외 업무가 예상 없이 발생했기 때문입니다.

Ahn Partners가 직접 수행한 30억 규모 정부 R&D 과제에서 행정 관련 업무가 팀 전체 주간 시간의 20-30%를 차지한 기간이 있었습니다. 연구와 개발이 가장 집중돼야 할 시점에 현장 감사 준비와 정산 자료 취합이 우선순위를 차지했습니다. 이 경험이 이 글을 쓰는 배경입니다.

그림자 업무는 예산에 없지만 인력에서 납니다

그림자 업무라는 표현은 원래 소비자가 기업을 대신해 무보수로 수행하는 작업을 가리킵니다. 셀프 계산대, 온라인 예약 등이 그 예입니다. 정부지원사업에서의 그림자 업무는 과제 수행 기업이 발주처를 대신해 무보수로 수행하는 행정 작업입니다. 보조금이라는 수입을 얻기 위해 발생하지만, 보조금 항목으로 청구할 수 없습니다.

OECD가 2022년에 발표한 중소기업 창업 지원 데이터 분석에서 공공 보조금을 수령한 중소기업의 행정 처리 비용이 민간 계약 기반 수입과 비교했을 때 평균 2.3배 높다는 분석이 포함됐습니다. 이 차이는 규정 준수 요건과 보고 의무에서 발생합니다. 보조금의 금리나 담보 조건이 민간 차입보다 유리해도 행정 비용을 더하면 실질 원가가 달라집니다.

그림자 업무가 잘 보이지 않는 이유는 세 가지입니다. 별도 비용 항목이 없어서 재무 보고서에 나타나지 않습니다. 팀원의 추가 노력으로 흡수되어 초과 근무나 일정 지연으로만 나타납니다. 주로 특정 담당자 한두 명에게 집중되어 팀 전체 문제로 인식되지 않습니다. 세 가지 모두 그림자 업무가 비용으로 계산되지 않는 구조입니다.

그림자 업무를 미리 계산하지 않으면 사업비가 흑자여도 팀이 적자입니다

정부지원사업 참여를 결정하기 전에 계산해야 할 것이 있습니다. 행정 업무를 누가 담당할 것인지, 그 시간은 기존 업무에서 어떻게 확보할 것인지입니다. 이 계산이 없으면 사업비는 수지가 맞아도 팀 실행력이 그 기간 동안 다른 사업에서 줄어드는 결과가 나옵니다.

그림자 업무 규모를 사전에 추정하는 방법이 있습니다. 과거에 수행한 유사 규모 과제에서 행정에 투입된 총 인시를 집계하고 시간 단가로 환산합니다. 처음 과제라면 동종 업계에서 유사 규모 과제를 수행한 기업의 담당자에게 행정 시간을 직접 물어보는 것이 가장 정확합니다. 공개 자료보다 실경험이 정확합니다.

행정 부담을 낮추는 실무 조치도 있습니다. 과제 시작 전에 행정 전담 역할을 지정합니다. 정산 양식과 증빙 요건을 과제 착수 전에 완전히 파악합니다. 증빙 수집 체계를 사전에 표준화합니다. 중간 보고 일정을 역산해서 분기 업무 계획에 먼저 반영합니다. 이 조치들이 없으면 그림자 업무는 항상 예상보다 늦게 그리고 더 크게 발생합니다.

정부지원사업은 무조건 받는 것이 답이 아닙니다

Ahn Partners 판단: 정부지원사업은 자본 조달 방법 중 하나입니다. 조건 없는 혜택이 아닙니다. 사업비 외에 팀이 부담해야 할 행정 비용을 계산한 뒤 참여를 결정해야 합니다.

특히 팀 규모가 작고 실행 여력이 빠듯한 초기 단계 기업에서 대형 과제 수주가 오히려 핵심 사업의 속도를 늦추는 경우가 있습니다. 과제 수행에 필요한 행정 자원이 제품 개발 자원과 같은 사람에게서 나오기 때문입니다. 사업비 규모와 팀의 현재 실행 여력을 비교해서 과제 적정 규모를 결정해야 합니다.

이번 달에 점검할 것입니다. 현재 진행 중인 정부지원사업에서 팀이 행정 업무에 쓰는 시간이 얼마인지 측정해보십시오. 그 시간이 같은 기간 실제 개발이나 사업 실행에 쓰는 시간의 몇 퍼센트인지 확인하십시오. 이 비율이 팀의 실질 부담을 보여줍니다.

점검 목록

현재 진행 중인 정부지원사업에서 행정 업무에 쓰는 팀 시간을 측정해본 적이 있는가
다음 과제 참여를 결정할 때 행정 전담 역할과 시간을 사전에 계획에 포함할 것인가
현재 과제에서 정산 증빙 체계와 보고 일정이 과제 착수 전에 확정된 상태인가