- 맥킨지 글로벌인스티튜트의 2012년 조사에 따르면 지식 근로자는 업무 시간의 평균 28%를 이메일 처리에 씁니다. 받은 메일을 먼저 열면 하루의 첫 판단이 남이 올린 안건으로 채워집니다.
- 월요일 오전에 받은 메일을 먼저 확인하면 그 주의 첫 번째 의사결정 자원이 남의 요청을 처리하는 데 들어갑니다. 이 패턴이 반복되면 중요하지만 긴급하지 않은 일은 만성적으로 밀립니다.
- 주를 내가 설계한 안건으로 시작하는 방법은 어렵지 않습니다. 월요일 오전 첫 30분을 받은 메일이 아니라 이번 주에 내가 내려야 할 결정 목록으로 시작하면 됩니다.
받은 메일로 시작하면 무엇이 달라지는가
맥킨지 글로벌인스티튜트가 2012년 발표한 보고서는 지식 근로자가 업무 시간의 평균 28%를 이메일 읽기와 답장에 쓴다고 분석했습니다. 하루 8시간 기준으로 2시간 15분입니다. 이 시간 대부분은 받은 메일에 반응하는 시간이고 남이 보낸 안건을 처리하는 것입니다.
월요일 오전 메일을 먼저 여는 순간 무슨 일이 생기는지를 보면 문제가 명확해집니다. 금요일 퇴근 후부터 월요일 오전까지 쌓인 요청들이 화면을 채웁니다. 긴급 표시가 붙은 것도 있고 읽지 않으면 불편한 것도 있습니다. 그 메일들에 응답하고 나면 오전 첫 한두 시간이 지나갑니다. 중요하지만 긴급하지 않은 일, 이번 분기 목표 점검이나 팀 구조 재설계 같은 안건은 오후로 밀립니다. 오후에는 다시 다른 메일과 회의가 옵니다. 이 패턴이 매주 반복됩니다.
스티브 잡스는 하루에 무엇을 하지 않을지를 결정하는 것이 무엇을 할지를 결정하는 것만큼 중요하다고 했습니다. 받은 메일로 오전을 시작하는 것은 그날의 의사결정 순서를 남이 정하도록 허락하는 것입니다.
반응형으로 시작하는 주가 반복되면
아이젠하워 매트릭스는 긴급도와 중요도를 두 축으로 업무를 분류합니다. 받은 메일을 처리하는 행동은 대부분 긴급하지만 반드시 중요하지는 않은 영역입니다. 남이 긴급하다고 표시한 것이지 내가 중요하다고 판단한 것이 아닙니다.
반응형으로 시작하는 주가 반복되면 두 가지 결과가 생깁니다. 하나는 중요하지만 긴급하지 않은 일이 만성적으로 밀립니다. 팀 역량 개발, 시장 분석, 프로세스 개선 같은 일입니다. 다른 하나는 대표 자신이 조직의 반응 속도를 결정하는 병목이 됩니다. 대표가 받은 메일을 먼저 처리하면 팀도 대표의 반응을 기다리는 방식으로 움직이게 됩니다.
칼 뉴포트는 2016년 '딥 워크'에서 집중도가 높은 인지 작업은 하루 중 에너지가 가장 높은 시간에 배치해야 한다고 했습니다. 받은 메일 처리는 에너지가 낮아도 할 수 있는 작업입니다. 에너지가 높은 아침을 낮은 에너지 작업으로 시작하면 당일 중요한 판단의 품질이 낮아집니다.
주를 내가 설계한 순서로 시작하는 방법
Ahn Partners 판단: 이메일 처리를 없애는 것이 아니라 순서를 바꾸는 것입니다. 경영자의 시간 구조를 관찰한 실무 제안입니다.
월요일 오전 첫 30분을 이번 주에 내가 내려야 할 결정 목록 작성에 씁니다. 아직 결정이 나지 않은 안건, 이번 주 안에 방향을 정해야 하는 것들을 먼저 목록으로 만듭니다. 이 목록이 그 주의 의사결정 기준이 됩니다.
그 다음에 이메일을 확인합니다. 30분 후에 메일을 열면 이미 내 안건이 머릿속에 세팅된 상태입니다. 메일에서 온 요청을 내 기준으로 평가할 수 있습니다. 이것이 긴급한지 이번 주 안건과 맞닿아 있는지를 내가 판단할 수 있습니다. 순서가 반대이면 메일이 먼저 안건을 세팅합니다.
점검 목록
- 이번 주 월요일 오전에 처음 연 것이 받은 메일인가 아니면 내가 내려야 할 결정 목록인가
- 이번 분기 안에 해야 한다고 생각하지만 계속 밀리고 있는 중요한 일이 있는가
- 팀이 대표의 반응을 기다리면서 스스로 결정하지 못하는 안건이 몇 가지 있는가