- C. 노스코트 파킨슨이 1955년 관찰한 법칙은 단순합니다. 업무는 주어진 시간만큼 늘어납니다.
- 여유 일정은 품질을 높이지 않습니다. 사람들이 더 많은 일을 추가하거나 시작을 늦추는 데 씁니다.
- 마감을 단계로 쪼개고, 여유 시간을 팀에게 공개하지 않으면 실제 납기가 빨라집니다.
업무는 주어진 시간을 채웁니다
1935년 영국 식민지 사무부에는 직원이 372명이었습니다. 1954년에는 1,661명으로 늘었습니다. 같은 기간 영국 식민지 영토는 줄어드는 추세였습니다. 관리할 일이 줄었는데 인력은 네 배가 됐습니다. C. 노스코트 파킨슨은 이 현상을 1955년 이코노미스트에 에세이로 기록했습니다. 업무는 주어진 시간을 채우도록 팽창한다는 것입니다.
한국 중소기업에서도 같은 일이 일어납니다. 두 주면 끝날 보고서에 한 달 일정을 주면 한 달이 걸립니다. 마감이 다가오면 그때서야 속도를 내는 이유, 여유 있게 잡은 일정이 항상 꽉 찬 이유가 여기에 있습니다. 여유가 생기면 사람들은 더 완벽한 결과물을 만들거나, 범위를 넓히거나, 시작을 미룹니다.
대표 입장에서 이것은 자원 낭비이기도 하지만, 더 중요한 문제는 신호가 늦게 온다는 점입니다. 일정이 넉넉하면 팀은 문제가 생겨도 늦게 보고합니다. 아직 시간이 있다고 생각하기 때문입니다. 위험이 수면 위로 올라올 때는 이미 일정 여유가 사라진 뒤입니다.
시간이 늘어나도 결과물이 나아지지 않는 세 가지 이유
첫째는 범위 팽창입니다. 여유 시간이 생기면 사람들은 원래 목적에 없던 기능, 분석, 검토를 추가합니다. 더 좋은 결과를 만들려는 의도이지만, 추가된 범위는 대개 처음 목적에 기여하지 않습니다. 일이 커진 만큼 시간을 쓰게 됩니다.
둘째는 시작 지연입니다. 마감이 멀면 착수가 늦어집니다. 이것은 태만이 아닙니다. 사람은 긴박감이 있어야 집중하도록 설계돼 있습니다. 마감이 멀면 다른 일을 먼저 처리하고 이 일은 뒤로 미루는 것이 자연스러운 행동입니다.
셋째는 완성 기준 상승입니다. 시간이 많으면 '조금만 더 다듬자'는 판단이 반복됩니다. 마감이 빡빡하면 80점에서 제출하고 피드백을 받아 개선합니다. 시간이 많으면 혼자 95점을 만들려다가 95점이 돼도 아직 부족한 것 같아 계속 손을 댑니다. 결과적으로 같은 시간을 써도 납기 내 완성률이 낮아집니다.
일정을 설계하는 세 가지 조건
Ahn Partners 판단: 아래는 파킨슨 법칙을 알고 나서 실무에서 적용할 수 있는 조건입니다. 통제 실험 결과가 아니라 경영 현장 관찰에 기반한 제안입니다.
첫째, 마감을 하나에서 셋으로 쪼갭니다. 전체 납기 하나를 제시하는 대신 초안 제출, 내부 검토 완료, 최종 완성의 세 단계로 나눕니다. 단계마다 마감이 있으면 팀이 긴박감을 유지하고 문제를 일찍 보고합니다. 전체 일정이 같아도 실제 납기가 앞당겨집니다.
둘째, 여유 시간을 팀에게 공개하지 않습니다. 전체 일정에 완충 시간을 두되, 팀에게는 완충 없이 빡빡한 마감만 전달합니다. 이 방법은 팀을 속이는 것처럼 보이지만, 실제로는 범위 팽창과 시작 지연을 막는 가장 단순한 장치입니다. 여유가 있다는 것을 알면 반드시 그 여유를 사용합니다.
셋째, 범위를 먼저 확정하고 일정을 짭니다. 반대 순서, 즉 일정을 먼저 확정하고 범위를 채우면 주어진 시간만큼 일이 늘어납니다. 이번 주에 할 수 있는 첫 번째 조치는 가장 늦게 진행 중인 프로젝트의 마감을 지금의 절반으로 줄여 보는 것입니다. 어디서 문제가 터지는지 보면, 실제 병목이 일정이 아니라 다른 곳에 있다는 것을 알 수 있습니다.
일정을 줄이면 안 되는 경우도 있습니다
탐색 단계와 실행 단계는 구분해야 합니다. 새로운 시장을 조사하거나, 처음 해 보는 기술을 검토하거나, 아직 답이 없는 문제를 풀어야 하는 단계에서는 인위적으로 짧은 마감이 오히려 품질을 낮춥니다. 충분한 탐색 없이 빠르게 실행하면 나중에 더 큰 비용이 됩니다.
파킨슨 법칙은 반복 가능한 실행 업무에 가장 잘 적용됩니다. 보고서 작성, 설계 초안, 영업 제안, 운영 개선처럼 이미 방향이 정해진 업무가 그 대상입니다. 무엇을 할지 아직 모르는 상태에서 일정만 줄이는 것은 이 법칙의 오적용입니다.
점검 목록
- 이번 분기 완료 예정이었던 프로젝트 중 일정을 넘긴 것이 몇 건인가, 그 일정은 처음에 어떻게 산출됐는가
- 진행 중인 프로젝트에서 단계별 중간 마감이 있는가, 아니면 최종 납기 하나만 있는가
- 여유 완충 시간이 팀에게 공개돼 있는가