- 마이크로소프트 워크랩이 2022년 발표한 조사에서 기업 내 온라인 회의가 팬데믹 이전 대비 252% 증가했습니다. 결정 수가 같은 비율로 늘었다는 근거는 없습니다.
- 결정 지도에는 세 가지가 들어갑니다. 이 회의에서 무엇을 결정하는지, 그 결정에 실제로 필요한 사람이 누구인지, 결정 권한이 어디에 있는지입니다.
- 회의록은 결정 사실을 기록하는 문서입니다. 결정이 없는 회의에서 쓴 회의록은 다음 회의에서 같은 논쟁을 다시 시작하는 참고 자료가 됩니다.
회의록이 두꺼울수록 결정이 미뤄졌다는 신호입니다
북미 기업들을 대상으로 한 연구에서 회의에 참석한 임원의 71%가 회의가 비생산적이거나 비효율적이라고 응답했습니다. 같은 조사에서 65%는 회의가 집중 업무 시간을 방해한다고 답했습니다. 나쁜 상사가 있어서가 아니었습니다. 결정해야 할 것을 확정하지 않은 상태에서 사람을 먼저 모으는 구조 때문이었습니다.
회의록을 꼼꼼히 작성하는데 결정이 계속 미뤄지는 조직이 있습니다. 이 조직의 회의록을 읽어보면 공통점이 있습니다. 무엇을 논의했는지는 상세하지만 누가 무엇을 결정했는지는 모호합니다. 결정이 없는 자리에서 발언한 내용을 기록한 것이기 때문입니다. 다음 회의에서 같은 주제가 다시 올라오는 것은 그 회의록이 증거입니다.
회의를 설계하는 순서가 있습니다. 회의 일정을 잡기 전에 결정 지도를 먼저 그려야 합니다. 결정 지도는 이 회의에서 무엇을 결정할지, 그 결정에 실제로 필요한 사람이 누구인지, 결정 권한이 어디에 있는지를 한 장에 정리한 것입니다. 이 지도가 없으면 초대 명단은 관계 관리 목록이 됩니다.
결정 권한이 없는 사람이 모이면 회의는 방어전이 됩니다
회의에서 결정 권한이 명확하지 않을 때 일어나는 패턴은 세 가지입니다. 첫째, 모든 참석자가 합의를 요구합니다. 한 사람이라도 반대하면 결정이 미뤄집니다. 둘째, 결정을 상위 보고로 위임합니다. 이 회의에서 결정하면 책임을 져야 하기 때문입니다. 셋째, '다음에 다시 논의하자'는 합의만 나옵니다. 회의록에는 이 세 가지 중 하나가 결론으로 남습니다.
결정 권한이 있는 사람과 의견을 제공하는 사람을 구분하는 것이 결정 지도의 핵심입니다. 실무에서 쓰이는 RACI 체계는 이 구분을 네 역할로 정리합니다. Accountable(결정자), Responsible(실행자), Consulted(의견 제공자), Informed(공유 대상자)입니다. 회의 초대 전에 이 네 역할을 확인하면 결정자가 없는 회의를 막을 수 있습니다.
Consulted(의견 제공자)에 해당하는 사람을 회의에 부르면 회의 시간이 길어집니다. 그 사람이 결정자가 아닌데 발언 기회가 생기면 의견이 아니라 입장을 표명하게 됩니다. 결정 지도는 의견 제공자가 회의 전에 서면으로 입장을 전달하고, 결정자가 그 입력을 반영해 회의에서 결정하는 구조를 만듭니다.
결정 지도 한 장이 회의 시간을 바꿉니다
결정 지도는 복잡한 문서가 아닙니다. 회의 초대 메일에 네 줄을 추가하는 것입니다. 이 회의에서 결정하는 것, 결정자, 의견을 제공할 사람, 결과를 받을 사람입니다. 이 네 줄이 없는 회의 초대는 '참석해서 논의합시다'와 구분이 없습니다.
결정 지도를 쓰면 회의 전에 결정자가 누구인지 드러납니다. 결정자가 없는 안건은 회의 전에 걸러집니다. 결정자가 있어도 그 결정자가 회의에 참석하지 않는 안건도 사전에 조정됩니다. 이 두 가지만 걸러도 회의 시간이 줄어듭니다.
회의가 끝난 뒤 회의록에는 결정 사항과 결정자, 다음 행동과 담당자, 기한만 남깁니다. 논의 내용의 속기록은 필요 없습니다. 결정 지도에서 시작한 회의는 회의록도 짧아집니다.
회의를 줄이려면 결정 목록을 먼저 만들어야 합니다
Ahn Partners 판단: 회의를 없애는 것이 목표가 아닙니다. 회의에서 결정이 나오게 설계하는 것이 목표입니다. 결정이 나오는 회의는 참석자가 시간 낭비라고 느끼지 않습니다. 결정이 안 나오는 회의가 반복될 때 팀이 회의를 기피하기 시작합니다.
결정 지도를 도입하면 처음에는 저항이 있습니다. 결정자가 명시되면 책임도 명시되기 때문입니다. 이 저항 자체가 조직에 결정 회피 문화가 있다는 신호입니다. 결정 지도는 이 문화를 한 번에 바꾸지 않습니다. 하지만 결정이 없는 회의를 반복하는 것보다 결정 지도를 쓰면서 저항을 관리하는 것이 낫습니다.
이번 주에 점검할 것은 하나입니다. 지난달에 한 회의 중에서 실제로 결정이 난 것과 안 난 것을 구분할 수 있는지입니다. 결정이 안 난 회의에 결정자가 없었다면, 다음 회의 초대 전에 결정 지도를 먼저 작성하십시오.
점검 목록
- 지난달 회의에서 실제로 결정이 난 것과 안 난 것을 지금 구분할 수 있는가
- 이번 주 예정된 회의 중에서 결정자가 명확하게 지정된 회의가 몇 개인가
- 회의 초대를 보낼 때 안건과 결정 항목, 결정자를 함께 명시하는 방식을 쓰고 있는가
출처
- Microsoft Work Trend Index (2022). Great Expectations: Making Hybrid Work Work. Microsoft WorkLab. 팬데믹 이전 대비 기업 내 Teams 회의 252% 증가 데이터와 업무 집중 시간 부족 실태 분석.
- Perlow, L. A., Hadley, C. N., and Eun, E. (2017). Stop the Meeting Madness. Harvard Business Review, July-August 2017. 임원 71%가 회의를 비생산적이라고 응답한 조사 및 회의 참석자와 안건 불일치 원인 분석.
- Rogelberg, S. G. (2019). The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance. Oxford University Press. 비생산적 회의의 연간 경제적 비용과 회의 설계 원칙에 관한 행동과학 연구.