규정을 만드는 절차는 있는데 없애는 절차가 없는 이유

영국 정부는 2013년부터 새로운 기업 규제를 하나 도입하면 기존 규제 두 개를 폐지해야 하는 원칙(One-in, Two-out)을 시행했습니다. 이 정책의 출발점은 규제 추가에는 충분한 절차와 동기가 있지만 기존 규제를 삭제하는 데는 어떤 제도적 인센티브도 없다는 관찰이었습니다.
기업 내부도 같은 구조입니다. 품질 문제가 생기면 재발 방지 규정을 만드는 것이 자연스러운 반응입니다. 그 규정을 없애는 논의는 원래 문제가 재발하지 않으면 '규정이 효과가 있다'는 논리로 유지되고, 재발하면 '역시 규정이 필요했다'는 논리로 강화됩니다.
규정 폐지는 구조적으로 불가능한 것이 아닙니다. 신설 규정에 유효 기간을 설정하거나, 폐지 제안 채널을 만들거나, 연간 준수 비용을 추정해 리뷰하는 방식으로 설계하면 규정의 단방향 증가를 멈출 수 있습니다.

규정을 없애는 절차가 없다는 것

영국 정부는 2011년부터 기업 규제에 '하나를 추가하려면 하나를 제거하라(One-in, One-out)' 원칙을 적용했습니다. 2013년에는 이를 강화해 새 규제를 하나 도입하면 두 개를 폐지해야 하는 'One-in, Two-out' 방식으로 전환했습니다. 이 정책이 만들어진 이유는 하나입니다. 규제를 추가하는 데는 충분한 절차와 동기가 있지만, 기존 규제를 삭제하는 데는 어떤 제도적 인센티브도 없다는 관찰이었습니다. 구조가 비대칭이면 결과도 비대칭입니다.

규정을 하나 만들려면 절차가 있습니다. 사건이 발생하고, 재발 방지 규정안을 작성하고, 관련 부서가 검토하고, 승인이 납니다. 이 절차는 조직 어디서나 비슷하게 작동합니다. 그런데 규정을 없애는 절차는 어떻게 됩니까. 대부분의 조직에서 규정 폐지 절차를 설명할 수 있는 사람은 드뭅니다. 신설 채널은 있고 폐지 채널은 없습니다.

규정이 늘기만 하는 이유는 조직이 규제를 좋아해서가 아닙니다. 신설에는 승인 절차, 담당 부서, 검토 기준이 있지만 폐지에는 이 중 어느 것도 없기 때문입니다. 이 비대칭이 시간이 쌓이면 규정 총량은 단방향으로 증가합니다. 조직의 실행 속도는 이 총량에 반비례합니다.

규정 삭제에 인센티브가 없는 세 가지 이유

첫 번째 이유는 삭제 제안자의 책임 비대칭입니다. 자신이 만든 규정을 없애자고 제안하면 '원래 불필요한 규정을 만들었다'는 인정이 됩니다. 다른 사람이 만든 규정을 없애자고 제안하면 그 담당 부서와 충돌이 생깁니다. 삭제 제안은 어느 쪽으로도 제안자에게 이익이 없습니다.

두 번째 이유는 삭제 후 사고 발생 위험입니다. 규정을 폐지했는데 그 규정이 막으려 했던 사고가 다시 발생하면, 폐지 결정자가 책임을 집니다. 규정을 유지해서 발생하는 비용, 즉 실행 속도 저하와 직원 부담은 특정인에게 귀속되지 않습니다. 위험 비대칭이 폐지 결정을 막습니다.

세 번째 이유는 규정 효과 측정의 어려움입니다. 규정을 만든 사건이 3년 전이고 그 이후 재발이 없다면, 재발이 없는 이유가 규정 때문인지 다른 이유 때문인지 알기 어렵습니다. '규정이 효과가 있어서 재발이 없다'는 논리와 '프로세스가 바뀌어서 규정과 관계없이 재발이 없다'는 논리를 구분할 방법이 없으면, 안전하게 유지하는 것이 합리적 선택이 됩니다.

규정 폐지 절차를 만드는 세 가지 방법

첫 번째 방법은 일몰 조항(sunset clause)입니다. 모든 신규 규정에 유효 기간을 설정하고, 기간 만료 전에 갱신 여부를 심사합니다. 갱신하려면 여전히 필요하다는 근거를 제시해야 합니다. 근거를 제시하지 못하면 자동 폐지됩니다. 이 방법은 폐지의 부담을 '없애는 쪽'이 아니라 '유지하는 쪽'이 지게 만듭니다. Donald Sull과 Kathleen Eisenhardt가 2015년 'Simple Rules'에서 강조한 원칙처럼, 규칙의 수를 줄이는 것이 복잡성 대응 능력을 높이는 가장 단순한 방법입니다.

두 번째 방법은 폐지 제안 채널입니다. 실무 담당자가 규정 폐지를 제안할 수 있는 공식 경로를 만드는 것입니다. 분기마다 규정 폐지 제안을 접수하고, 지정 위원회가 검토해 승인 또는 기각합니다. 폐지 제안자를 익명으로 보호하고, 제안이 받아들여지면 소정의 인센티브를 제공합니다. 이 채널이 없으면 폐지 의사가 있어도 제안할 방법이 없습니다.

세 번째 방법은 연간 준수 비용 추정입니다. 각 규정의 연간 준수 비용, 즉 직원 시간과 행정 비용을 추정하고, 이 비용을 그 규정이 원래 방지하려 했던 사고의 예상 비용과 비교합니다. 준수 비용이 예방 효과보다 높은 규정은 폐지 심사 대상이 됩니다. 이 계산이 없으면 규정의 실질 비용을 볼 방법이 없습니다.

규정의 총량을 세어 보십시오

Ahn Partners 판단: 규정의 총량이 늘어나는 것은 나쁜 관리자가 있어서가 아닙니다. 설계가 비대칭이기 때문입니다. 신설 채널만 있고 폐지 채널이 없는 시스템은 시간이 지날수록 규정이 쌓이게 되어 있습니다. 이 비대칭을 고치려면 폐지를 위한 절차를 신설과 같은 수준으로 설계해야 합니다.

지금 조직에서 모든 임직원이 준수해야 하는 내부 규정의 총수를 파악하는 것이 시작입니다. 총수를 안 뒤, 최근 3년간 실제로 참조된 규정이 몇 개인지 확인하십시오. 3년간 참조되지 않은 규정이 있다면 그 규정이 없었어도 아무 일이 없었을 가능성이 높습니다. 이것이 폐지 심사 후보 목록의 출발점입니다.

이번 분기에 할 수 있는 조치는 하나입니다. 내부 규정 목록을 만들고, 각 규정의 최근 참조 시점을 표시하십시오. 2년 이상 참조되지 않은 규정 3개를 골라서 각 규정이 원래 방지하려 했던 사고가 마지막으로 발생한 것이 언제인지 확인하십시오. 이 사실 확인이 폐지 판단의 근거가 됩니다.

점검 목록

조직 내 내부 규정의 총수를 지금 파악할 수 있는가
최근 3년간 한 번도 참조되지 않은 규정이 총 규정의 몇 퍼센트인지 추정할 수 있는가
규정 폐지를 공식으로 제안할 수 있는 채널이 지금 조직 안에 있는가