- 자동화율 옆에 예외율과 예외 처리 시간을 같이 적어야 그 자동화가 이익인지 알 수 있습니다.
- 정산 자동화 후 자동화율은 87퍼센트였지만 예외 400건에 월 80시간이 들었습니다.
- 예외를 유형별로 세면 소수 유형이 절반을 넘습니다. 그 몇 개를 규칙에 넣는 것이 가장 싼 개선입니다.
남은 십 퍼센트를 누가 처리하는지는 적지 않습니다
자동화를 넣고 보고할 때 자동화율을 씁니다. 구십 퍼센트가 자동으로 처리된다고 적습니다. 그런데 남은 십 퍼센트를 누가 처리하는지는 적지 않습니다.
그 십 퍼센트가 전부 예외입니다. 규칙에서 벗어난 건이라 사람이 하나씩 봐야 합니다. 한 건에 십 분이 들면 자동화 전보다 손이 더 갑니다.
자동화율은 보고서에 쓰기 좋아서 그것만 남습니다. 예외율은 아무도 묻지 않으면 세어지지 않습니다. 재지 않는 것은 관리되지 않습니다.
자동화율 87퍼센트, 예외 400건
제가 정산 자동화를 넣고 나서 사람이 더 붙었습니다. 자동화율은 팔십칠 퍼센트였고 숫자만 보면 성공이었습니다.
그런데 예외 건이 한 달에 사백 건이 넘었고 한 건에 평균 십이 분이 걸렸습니다. 팔십 시간입니다. 자동화 전에 전체를 수작업으로 하던 시간이 백이십 시간이었습니다.
줄기는 줄었는데 기대만큼은 아니었습니다. 그리고 남은 일이 전부 어려운 것들이라 담당자가 더 지쳤습니다. 쉬운 일만 기계가 가져가면 사람에게는 어려운 것만 남습니다.
어려운 일만 남으면 그 담당자가 그만둘 때 대체가 되지 않습니다. 위험이 한 사람에게 몰립니다. 자동화가 오히려 의존을 키우는 경우입니다.
예외를 유형별로 셉니다
그래서 예외를 유형별로 세었습니다. 사백 건이 열한 가지 유형이었고 그중 셋이 절반을 넘었습니다.
그 셋을 보니 규칙을 조금만 넓히면 자동으로 처리되는 것이었습니다. 거래처 코드가 두 개인 경우, 정산일이 휴일인 경우, 금액이 소수점인 경우.
셋을 규칙에 넣으니 예외가 사백 건에서 백육십 건으로 줄었습니다. 자동화율은 팔십칠에서 구십오가 됐는데, 그것은 결과일 뿐입니다. 실제로 바뀐 것은 담당자가 매달 쓰는 시간입니다.
유형을 셀 때는 담당자에게 맡깁니다. 매일 처리하는 사람이 무엇이 반복되는지 제일 잘 압니다. 위에서 분석하면 유형이 실제와 다르게 나옵니다.
자동화보다 규칙 정리가 먼저인 경우
지금은 자동화를 검토할 때 예외부터 셉니다. 지금 수작업으로 하는 일 중에 규칙에서 벗어나는 비율이 얼마인지 먼저 봅니다.
그 비율이 삼십 퍼센트를 넘으면 자동화보다 규칙 정리가 먼저입니다. 규칙이 흔들리는 일을 자동화하면 예외 처리기를 만드는 셈입니다. 순서를 바꾸면 같은 예산으로 더 많이 줄입니다.
예외 처리 시간은 근태에 안 잡힙니다. 정규 업무 사이에 끼워서 하기 때문입니다. 그래서 관리자 눈에는 자동화가 잘 돌아가는 것으로만 보입니다. 담당자에게 일주일만 기록하게 해도 숫자가 나옵니다.
예외를 다 없앨 수는 없습니다. 마지막 몇 퍼센트는 사람이 봐야 합니다. 목표는 예외를 영으로 만드는 것이 아니라 예외가 감당 가능한 양인지 아는 것입니다. 예외 처리 경로를 같이 보십시오.
점검 목록
- 자동화 보고서에 예외 건수와 예외 처리 시간이 같이 적혀 있는가
- 예외를 유형별로 세어 본 적이 있는가
- 자동화 검토 전에 지금 업무의 예외 비율을 확인했는가
출처
AX 프로젝트 담당자에게 실제로 필요한 역량은 AI 도구를 너무 잘 이해하면 해결하려던 문제를 잊게 됩니다에서 이어집니다.
자동화 도입 전 운영 위험을 어떻게 관리해야 하는지 자동화를 켜기 전에 끄는 방법을 먼저 설계해야 합니다에서 이어집니다.